De vragen die mijn klant aan mij stelt gaan in 90% van de gevallen over controle. Controle is essentieel voor succes! Maar wat is controle precies en wat betekent het voor jou als manager ruimtelijke ontwikkeling? Is het de verantwoordelijkheid om beslissingen te nemen op het juiste moment? Gaat het over het managen van de werkstroom van jouw team? Is het de vaardigheid om processen te sturen? Gaat het om een beheerste uitvoering van het jaarplan? Wil je data om op te sturen? Zijn het de timemanagement-hacks die jij zelf toepast om dagelijks in control te blijven bij de uitvoering van je werk? Of is het iets anders? Laten we deze vraag onderzoeken aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden.

De gemeente en te hoge inhuurkosten

Een manager ruimtelijke ordening in een middelgrote gemeente had de opdracht om de inhuur in het team af te schalen en tegelijkertijd strategische projecten te blijven opleveren. De opdracht leek eerst simpel: zorg voor vervangend en vast personeel en stel prioriteiten in het projectenportfolio om meer tijd bij zittende teamleden te creëren. Maar al snel bleek dat verschillende belanghebbenden, zoals wethouders, projectontwikkelaars en collega-managers allemaal hun eigen prioriteiten hadden. De manager moest laveren tussen deze belangen, compromissen sluiten en flexibel blijven. Hier werd duidelijk dat controle niet alleen betekent dat je de touwtjes in handen hebt, maar ook dat je kunt omgaan met onzekerheden en dynamiek in de projectomgeving.

De gemeenten en niet vlottende automatisering

Bij de afdeling ruimtelijke ordening wordt een administratief systeem geïmplementeerd. Een extern projectleider is ingehuurd voor deze opdracht. Mijn klant dacht met een top-down management besluit en de externe kennis dat een gecontroleerde uitvoering geregeld was. Maar niets was minder waar. Hij had het echt onderschat. Hij stuitte op weerstand bij het team. Zij vonden dat het systeem hen niet ging helpen. Eerder nog meer tijd ging kosten. Hij kon doorgaan op de weg die hij had ingeslagen, maar in plaats daarvan besloot hij te luisteren naar het team. Samen met hen vond hij een duurzame oplossing die zowel budgettair haalbaar als helpend voor het team was. Controle krijgt hier de betekenis van het vermogen om goed te kunnen luisteren en samenwerken.

De gemeente en portfoliomanagement

In de regio zag deze manager toe op een succesvolle uitvoering van grootschalige projecten die de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren, zoals wijkverbetering en de aanleg van nieuwe snelwegen. Succesvolle uitvoering leek gelijk te staan aan een gecontroleerde uitvoering. Een kwestie van duidelijke deadlines en budgetbewaking, toch? Maar met talloze aannemers, veranderende wetgeving en onverwachte technische problemen, werd duidelijk dat controle vooral ging om het managen van risico’s en aanpassingsvermogen. Deze manager moest een balans vinden tussen regie en voldoende overzicht en inzicht om bij te kunnen sturen.

Oftewel……

Controle, en dan specifiek in portfoliomanagement is niet eenvoudigweg het afdwingen van regels of het strak sturen op projecten in het projectenportfolio. Het is een dynamisch proces waarbij men strategische doelen vertaalt naar operationele plannen en daarbij rekening houdt met een veelheid aan variabelen en stakeholders. Effectieve controle betekent het vermogen om richting te geven, beslissingen te nemen op basis van veranderende omstandigheden, risico’s te beheersen en te zorgen voor een samenhangende uitvoering van alle projecten binnen het portfolio. Maar bovenal een omgeving te creëren waar geleerd en ontwikkeld mag worden. Want controle is goed, maar vertrouwen is beter. Met vertrouwen leg je een fundamentele en vaak effectieve basis voor samenwerking en succes. Controle is een middel om zekerheid en orde te waarborgen en vertrouwen te bereiken. Mits goed toegepast. Wil jij hiermee aan de slag of wil je meer weten over portfoliomanagement? Stuur een mail aan: [email protected]. Dan heb je binnen 24 uur een reactie.